قد ترى مديرك يقوم بالعمل على أكثر من مشروع في ذات الوقت، وكذلك يقوم بإنجاز مهامه بكفاءة وفعالية كبيرة، وقد تعتقد أن هذه الصفة مقتصرة على المديرين، إلا أن هذا الأمر غير صحيح، فقد تضطر في العديد من الأوقات إلى إنجاز أكثر من مهمة في نفس الوقت والانتهاء منها خلال فترة قصيرة.

أيضاً لابد أن تعلم أن إدارة أكثر من مشروع في الوقت نفسه ليس بالأمر السهل، وقد يؤدي ذلك على التسبب في فقد تركيزك، والأفضل دائما هو تخصيص وقت لكل مشروع على حدة بحيث عندما تنتهي من مشروع تنتقل إلى المشروع الذي يليه وهكذا، ولكن قد تضطر أحياناً للعمل على أكثر من مشروع في ذات الوقت، وهنا لابد من العمل بطريقة مختلفة.

كيفية إدارة أكثر من مشروع في الوقت عينه بكفاءة وفعالية

في مقالة اليوم سوف أوضح لك بعض النصائح والإرشادات المتعلقة بكيفية إدارة أكثر من مشروع في نفس الوقت بكفاءة وإنجاز كافة مهامك بفعالية كبيرة دون أن تفقد تركيزك.

قم بإعداد قائمة بالمهام اليومية

يجب عليك إعداد قائمة بالمشاريع التي تعمل عليها، وحاول تجنب الاعتماد على الذاكرة من أجل تذكر المهام والمشاريع التي تعمل عليها، لأن هذه الطريقة ليست مجدية أو فعالة على الإطلاق، ولذلك يجب عليك إنشاء قائمة واضحة بها كافة مشاريعك والمهام المرتبطة بكل مشروع، ثم حدد الوقت اللازم لأداء كل مهمة بالإضافة إلى تحديد الوقت النهائي، وعندما تقوم بالانتهاء من أي مهمة قم بشطبها أو بوضع علامة عليها لتذكيرك بأن هذه المهمة تم الانتهاء منها.

خصص وقت محدد لكل مهمة

لا تقم بتحديد الوقت الإجمالي اللازم للانتهاء من مشروعك فحسب، بل يجب عليك أيضاً تحديد تاريخ ووقت البدء في العمل على كل مهمة بشكل منفرد، وبهذا سوف تستطيع تحديد الوقت اللازم لكل مهمة بحسب حجمها ودرجة أهميتها، وسوف يكون وقتك أكثر تنظيماً، واحرص على الابتعاد عن جميع الملهيات التي تتسبب في تشتيت انتباهك وتركيزك، مثل أن تقوم بغلق هاتفك أو إيقاف كافة التنبيهات حتى تستطيع التركيز جيداً أثناء العمل على مشروعك ومهامك وتستطيع الالتزام بالمواعيد المحددة.

خصص وقت إضافي لكل مهمة

ربما تحدث بعض الظروف الخارجة عن إرادتك، أو تظهر بعض المعوقات، وذلك من خلال معادلة بسيطة، وهو أن تقوم بتخصيص الوقت المحدد لكل مهمة، ثم قم بضرب هذا الوقت في 1.2، وبهذا سوف يكون لديك 20% وقت إضافي في حال لم تستطيع الانتهاء من تلك المهام في الموعد النهائي المحدد، وإذا قمت بالفعل بإنجاز تلك المهام والانتهاء منها في الموعد النهائي، فيمكنك استخدام هذا الوقت الإضافي في مراجعة وتدقيق عملك الذي قمت بإنجازه.

قم بأداء مهمة واحدة فقط في اليوم

هنا لا أقصد أن تقوم بأداء المهام العادية، ولكن أقصد تلك المهام التي تتطلب منك إبداع وابتكار، وذلك يجب عليك أن تقوم بالعمل على مهمة واحدة فقط منها كل يوم، لأن ضيق الوقت قد يتسبب في الحد من قدراتك الإبداعية، لأن المهام التي تطلب التفكير بشكل إبداعي وابتكاري تحتاج إلى المزيد من الوقت والطاقة دائماً، ولذلك العمل على مهمة واحدة فقط منها كل يوم سيوفر لك ذلك.

ارفض المهام الإضافية

عندما يتم عرض أي مهام أخرى لك، فلا تقم بالموافقة قبل أن تقوم “اسمح لي بالإطلاع على قائمة مهامي أولاً وسوف أقوم بالرد عليك لاحقاً”، لأنك بذلك سوف تتأكد من كونك قادراً على القيام بهذه المهمة الإضافية أم أنها سوف تصبح عائقاً أمامك وتتسبب لك في إهدار الوقت وعدم الالتزام بالمواعيد المحددة لمشروعك ومهامك.

كن صريحاً ولا تخجل من رفض المهام الإضافية، فيمكنك الرد بأنك لا تمتلك وقتاً حالياً لمزيد من المهام نظراً لوجود مشروع هام تعمل عليه وينبغي عليك الانتهاء منه في الموعد المحدد.

خذ استراحة بين المهام وبعضها

حاول تجنب العمل دون توقف، ولا تحرق طاقتك بشكل متواصل، بل يجب عليك العمل بحكمة وحرص من أجل الحفاظ على نشاطك ومستوى إنتاجيتك، ولذلك احرص على أن تأخذ فترات استراحة بين كل مهمة والأخرى، حتى وإن كانت تلك الراحة لبضع دقائق فقط تقوم فيها بالسير، أو تناول مشروب، أو الخروج من مكتبك واستنشاق بعض الهواء النقي، لأن ذلك سوف يساعدك في تجديد نشاطك واستعادة تركيزك مرةً أخرى.

تجنب تأجيل المهام

لا تقم بإهدار وقتك عندما يكون لديك مهام عاجلة تحتاج منك إلى إنجازها خلال فترة قصيرة، لأن تأجيل المهام سوف يؤدي إلى تراكمها واقتراب المواعيد النهائية الخاص بها، وسيصبح وقتك ضيقاً، وبالتالي سيصيبك ذلك بالتوتر والشعور بالضغط في العمل.

في الختام؛ أتمنى أن تكون هذه المقالة قد ساعدتك في التعرف على كيفية العمل على أكثر من مشروع في نفس الوقت مع إنجاز كافة المهام بكفاءة وفعالية.