مشكلة كثرة الرسائل الإلكترونية ليست مقتصرة على الأشخاص الذي يشغلون مناصب وأدوار وظيفية إدارية فقط، بل هي مشكلة تواجه مختلف الموظفين في العديد من الأدوار الوظيفية، كما أنها أيضاً مشكلة شائعة في شركات الشرق الأوسط وشمال إفريقيا.

نصائح للتعامل مع كثرة الرسائل الإلكترونية في العمل

في مقالة اليوم سوف أشارك معك بعض النصائح والحيل البسيطة التي تساعدك في التعامل مع كثرة الرسائل الإلكترونية وسرعة تدفقها اليوم في صندوق رسائلك، فإذا كنت تستلم كل يوم من 250 إلى 350 بريد إلكتروني بشكل يومي، فقد حان الوقت لتطبيق بعض الحيل والنصائح لتتعامل معها بفعالية مهما كان الدور الوظيفي الذي تشغله.

قم بتحديد أولوياتك

يجب عليك تحديد موعد نهائي لكل مهمة سوف تعمل عليها، وذلك لكي تتمكن من تنظيم الطلبات التي تصلك على بريدك الإلكتروني وتقوم بتنفيذ مهامك بشكل فعال.

إن اتباعك نظام دقيق للمهام التي تعمل عليها، سوف يقوم بإخراجك من دائرة الفوضى ويُبعدك عنها، لأن هذا الأمر من شأنه مساعدتك في تنظيم وقتك بشكل فعال أكثر، ومعرفة تلك المهام التي تحتاج منك إنجازها أولاً، وتلك المهام الأخرى التي يمكنك تأجيلها، وحاول قدر الإمكان تصنيف رسائلك الإلكترونية التي تستلمها بحسب درجة الأهمية والأولوية.

تنظيم صندوق الوارد الخاص ببريدك

قم بإنشاء تسميات وتصنيفات لرسائلك الإلكترونية، وقم بتصنيف كل رسالة تصلك، مثل أن تقوم بوضع علامة أو تسمية “مهمة” أو “تحتاج متابعة” أو أي علامة أخرى ترى أنها تتناسب مع طبيعة العمل وطبيعة الرسائل التي تتلقاها، لأن عملية فرز الرسائل وتصنيفها وتسميتها سوف يساعدك في تحديد أولوياتك بشكل أفضل، كما أنه سيجعل اطلاعك على صندوق الوارد في بريدك الإلكتروني وتصفحه أكثر سهولة.

حذف الرسائل الغير مهمة بشكل دائم

عادةً ما تصلك رسائل إلكترونية غير هامة على بريدك، أو ليست مرتبطة بعملك، مثل رسائل النشرات الإخبارية، والنشرات الدورية، والتحديثات من الخدمات التي اشتركت بها، ناهيك عن الرسائل المزعجة (سبام Spam)، ولذلك يجب عليك حذف أكبر عدد ممكن من تلك الرسائل حتى تتمكن من تحديد الرسائل المهمة والطلبات العاجلة، وتستطيع رؤيتها وتصفحها في صندوق رسائلك بشكل واضح وسهل.

مقابلة الشخص الذي يراسلك وجهاً لوجه إذا لزم الأمر

قد يكون أحياناً من المفيد أن تقوم بمقابلة الشخص الذي يقوم بمراسلتك بشكل متكرر، حيث أن المراسلات عبر البريد الإلكتروني في بعض الأوقات تعتبر مضيعة وإهدار للوقت، ولذلك إذا شعرت أنه من الصعب تحديد مشكلة ما، وقمت بالرد في العديد من المرات على الشخص الذي يراسلك ولكن دون التوصل إلى أي حل، فهنا يمكنك تنظيم مقابلة أو اجتماع مع هذا الشخص كي تتمكن من فهم مشكلته بوضوح أكبر ومن ثم تقديم الحل المناسب له.

أخذ فترات استراحة قصيرة

كثرة الرسائل الإلكترونية التي تستلمها بشكل يومي يتسبب لك في الشعور بالتوتر والضغط في العمل، ولا شك بأن التكنولوجيا الحديثة ساهمت بشكل كبير في زيادة معدلات التوتر في العمل للموظفين، ولذلك يجب عليك تخصيص وقت للاطلاع على بريدك الإلكتروني، وإعداد خطة محكمة ودقيقة للاطلاع على الرسائل والرد عليها ومتابعتها، ثم تخصيص وقت استراحة لك من وقت لآخر لتجديد نشاطك واستعادة تركيزك مرة أخرى، لأنك تمتلك طاقة ويجب عليك الحفاظ عليها لإتمام مهامك بكفاءة.

في الختام؛ أتمنى أن تكون هذه المقالة قد ساعدتك في التعرف على كيفية التعامل مع كثرة الرسائل الإلكترونية في العمل بكفاءة عالية، وكيف تقوم بوضع خطة للتعامل مع تلك الرسائل والقضاء على الضغط والتوتر الذي ينتج عنها.